RÈGLEMENT INTÉRIEUR des AVENTURIALES
Édition 2025 - samedi 27 et le dimanche 28 septembre 2025.
Règlement mis à jour le 12/02/2025
Généralités
1er. Article : ORGANISATION
Le salon Les Aventuriales est organisé par l’association Aventuriales.
Cette onzième édition se déroulera :
· Rue des anciens combattants, à MÉNÉTROL (63 200), dans la Salle polyvalente de la commune et sur le terrain attenant
· le samedi 27 et le dimanche 28 septembre 2025
· l’entrée est gratuite pour les visiteurs.
2e. Article : BUT DE LA MANIFESTATION
Le salon Les Aventuriales s’attache à promouvoir les arts et littératures de l’Imaginaire : Science-fiction, Fantasy, Fantastique, Merveilleux… Article expliquant ce qu’est la SFFF
Il comprend :
· Exposition et vente de livres, illustrations, peintures et autres objets d’art.
· Animations diverses (conférences, tables rondes, lectures publiques…)
3e. Article : NOS INVITÉS
Les Aventuriales invitent une douzaine d’auteurices de l’imaginaire, dont :
· l’illustratrice ou illustrateur de l’affiche de l’année
· le lauréat ou la lauréate du Prix Aventuriales
· un auteur ou une autrice issu de l'internationnal
· des autrices et auteurs ayant des sorties littéraires récentes dans l’imaginaire
Leur présence en dédicace sera rétribuée au tarif préconisé par la Charte des auteurs et illustrateurs jeunesse.
Ces invités sont directement contactés par l’association .
Les maisons d’édition qui voudraient nous proposer un invité peuvent le faire par courriel. Nous établirons une entente pour la prise en charge et les frais.
4e. Article : NOS PARTENAIRES
Les Aventuriales accueillent des partenaires d’animation durant le week-end des Aventuriales. Leur emplacement et les conditions d’accueil sont étudiés au cas par cas.
Candidatures et sélections
5e. Article : CATÉGORIES D’EXPOSANTS
Le salon Les Aventuriales est ouvert aux professionnels et acteurices de l’imaginaire :
A. Les Maisons d’édition
Uniquement à compte d’éditeur (pas de compte d’auteur, même déguisé ni participatif). Petit article précisant quelles maisons d’édition peuvent s’inscrire
Les associations d’édition et les éditeurs de revues littéraires peuvent s’inscrire par ce biais.
Les candidats sont invités à choisir le métrage de leur stand en tenant compte du paramètre suivant : un minimum d’une autrice ou auteur/illustratrice ou illustrateur par mètre linéaire de stand est exigé. La liste provisoire devra être fourni dès l’inscription !
Candidature : sur un formulaire dédié, avec liste des autrices et auteurs pressentis et liste des sorties littéraires de l’année.
Nb : si vous désirez candidater et que vos livres soient gérés par l'une des librairies, merci de nous contacter après avoir rempli le formulaire d'inscription.
B. Les indés
Les auteurices qui veulent s’inscrire en indépendant(e) peuvent être autoédités,
édités ou mixtes. Petit article précisant ce que nous appelons indés
Candidature : sur un extrait anonyme. (Même ceux qui sont déjà venus.)
C. Illustrations et arts graphiques
Les illustrateurices et dessinateurices voulant s’inscrire en indés peuvent être free-lance ou travailler avec des maison d'éditions.
Candidature : sur Portfolio. Lien à fournir dans le formulaire de candidature.
D. Les stands d’artisanat
Les artisans peuvent s’inscrire pour les stands extérieurs uniquement. Nous ne fournissons pas de barnum, ni de tables. Chaises louables (5€ les 2) selon disponibilité.
La revente n'est pas acceptés (voir article 21 : Ventes).
Candidature : sur un formulaire dédié,
E. La restauration
· coupe file exposants obligatoire
· pas d’alcool forts
Stands de bonbons et gâteaux artisanaux : candidature via le formulaire dédié à l'artisanat, mais attention, là aussi la revente n'est pas acceptée
6e. Article : PRÉINSCRIPTION
Pour participer aux Aventuriales en qualité d’exposant, il est nécessaire de remplir au bulletin de préinscription en ligne dédié et de répondre aux catégories suscitées dans l’article : CATÉGORIES D’EXPOSANTS
Les demandes effectuées par mail ne sont pas prises en compte.
La soumission de ce bulletin implique de facto l’acceptation du présent Règlement intérieur.
7e. Article : CONDITIONS D’ADMISSION
Toutes les candidatures sont examinées par le comité organisateur.
La date de clôture des préinscriptions est fixée au 15 mai 2025 pour les Maison d'éditions et fin juin pour les stands d'artisanat, d'illustrations et d'indés.
Fin mai début juin, un message électronique vous sera envoyé pour confirmer votre admission, si vous remplissez les critères évoqués dans l’article 3, à partir de l’adresse aventuriales. exposants [@] gmail.com
(Vérifiez vos spams et remplissez le formulaire avec le plus grand soin).
Sur avis favorable, l’admission sera définitivement acquise dès la réception du paiement, soit par virement bancaire (de préférence) soit d’un chèque libellé à l’ordre de l’association Aventuriales, pour le montant indiqué sur l’avis d’acceptation.
8e. Article : CONDITIONS PARTICULIÈRES
En remplissant le formulaire d’inscription, les exposants acceptent ce règlement et s’engagent au respect des modalités de vente, du paiement de la participation, et du respect des modalités d’assurance et de responsabilité de chaque participant.
Un document sera signé par les exposants à leur arrivée sur le salon, au moment de leur installation.
9e. Article : EMPLACEMENTS
Les emplacements, intérieurs comme extérieurs sont attribués et répartis par l'organisation.
10e. Article : TARIFS
Les tarifs du Salon Les Aventuriales comprennent l’inscription au programme et la gestion de la manifestation.
Nous sommes une association à but non lucratif, les tarifs sont les plus bas possibles, mais doivent permettre d'assurer le bon fonctionnement du salon.
Les stands sont :
· Équipés : emplacement en intérieur + table + chaise +/– grille (uniquement stand d’illustration)
· Vides : emplacement extérieur
11e. Article : MODALITÉS DE PAIEMENT
Le paiement est dû dès l’acceptation de l’inscription et il la valide.
N’envoyez pas de paiement avant confirmation de votre participation.
En cas de désistement après le 27 août 2025, aucun remboursement ne sera effectué.
12e. Article : ANNULATION
Dans le cas d’une annulation par les autorités, le salon s’engage à rembourser les sommes versées pour la location des stands, sauf si l’annulation se produit la veille ou durant le salon.
Si l’annulation du salon est provoquée par le non-respect par un exposant des règles prescrites, les Aventuriales ne sauraient en être tenues responsables et se réservent le droit de se retourner contre l’exposant en question pour toute conséquence qui résulterait de cette annulation.
13e. Article 22 : COMMUNICATION ENTRE LES AVENTURIALES ET LES EXPOSANTS
Durant l’année, si votre candidature est retenue, plusieurs courriels vous seront envoyés, concernant l’organisation du salon 2025.
Vous vous engagez à
les transmettre aux personnes concernées, auteurs et autrices, représentant du stand, afin
qu’ils en prennent connaissance. Chaque anée, nous recevons des messages redemandant des informations déjà transmises...
Nous demandons confirmation de lecture de nos courriels et nous considérons, dès qu’ils ont été envoyés, qu’ils ont été lus et compris.
14e. Article : LISTES DES EXPOSANTS ET AUTRICES ET AUTEURS
Chaque auteur, autrice, illustratrice, illustrateur ou artisan présent sera présenté sur le site des Aventuriales, en fonction des listes fournies par les maisons d’édition ou les exposants eux-mêmes. Nous ne pourrons être tenus responsables d’erreurs dans l’orthographe, ou d’inversion (nom-prénom).
Déroulé du salon, organisation générale
15e. Article : HEURES D’OUVERTURE
Le salon sera ouvert au public le samedi 27 septembre 2025 de 10 h à 19 h et le dimanche 28 septembre 2025 de 10 h à 17 h.
Fermeture de la salle une demi-heure avant.
16e. Article : INSTALLATION ET DÉMONTAGE DES STANDS
Le vendredi 26 septembre de 14h à 18h.
Dans certain cas, le montage est possible le samedi matin de 7 h à 9h30. (Une demande écrite doit être faite et accordée au minimum 5 jours à l'avance.)
Les stands devront être ouverts au public les 27 et 28 septembre, de 10h à 19h le samedi et de 10h à 17h le dimanche.
L’association se réserve le droit de modifier ces horaires en fonction des impératifs organisationnels. Les exposants en seront informés lors du courrier préparatoire.
La décoration des stands est conditionnée aux règles de sécurité (voir article réglement intérieur).
Le démontage des stands ne pourra avoir lieu qu’à partir de 17 h le dimanche.
17e. Article : PARKING
Le parking devant la salle polyvalente est réservé, en priorité, aux visiteurs. Un parking est accessible à pied en cinq minutes.
Le parking derrière la salle (fermé par une barrière) est réservé aux membres de l’association, aux invités motorisés ainsi qu’aux stands de restauration.
Si un véhicule est enfermé, après la fermeture du salon, les vendredi, samedi et dimanche soir, l’équipe ne reviendra pas ouvrir le portail !
18e. Article : RÈGLES DE SÉCURITÉ
Les exposants sont tenus de laisser libres d’accès les issues de secours ainsi que l’accès au défibrillateur situé dans le hall.
Les animaux, à l’exception des chiens guides d’aveugle et des chiens d’assistance, ne sont pas acceptés à l’intérieur de la salle et doivent être tenus en laisse à l’extérieur.
En cas de crise sanitaire, de nouvelles règles viendront peut-être s’ajouter et seront précisées par message électronique.
· Un espace de repos, mis en place depuis 2022, est diposible pour les personnes désireuses de s'isoler durant la journée. Il sera toutefois déplacé vers l'entrée "parking" afin d'être plus au calme sans être isolé (présence permanente de bénévoles à portée de voix).
19e. Article : RESPONSABILITÉ
Chaque exposant est responsable de son stand, de son installation, et de son démontage, ainsi que du matériel mis à sa disposition. Il gère et assure la surveillance de ses stocks. Il veille à rendre accessible au public le contenu de son stand.
Par ailleurs, nous vous demandons de ramener chez vous tous les déchets de votre stand pour afin de pouvoir les trier, ou les déposer dans les poubelles adéquates durant le salon (les bacs de tri sont indiqués sur le plan).
Chaque exposant organise à sa guise l’animation de son stand. Néanmoins, il doit informer au préalable les organisateurs de ses projets d’animation afin qu’ils figurent, en cas d’acceptation, dans le programme du salon. Les animations, quelles qu’elles soient, ne doivent en aucun cas porter préjudice aux autres exposants ni troubler le bon ordre de la manifestation.
Si les règles sanitaires sont à nouveau applicables lors de cette édition, les exposants s’engagent à faire respecter les règles à toutes les personnes présentes sur leur stand.
20e. Article : ASSURANCES
Chaque exposant assure lui-même son stand et son contenu. En aucun cas, les organisateurs ne pourront être tenus pour responsables de la perte, la disparition, le vol ou les dégradations des marchandises appartenant aux exposants.
le gardiennange du site est assuré durant la nuit de samedi à dimanche
21e. Article : VENTES
Chaque exposant organise la vente de ses produits et en encaisse le montant.
Les exposants ne pourront présenter et vendre sur leur emplacement que leur propre production, sauf libraires du salon, bien sûr.
22e. Article : HÉBERGEMENT
Toutes les informations concernant nos partenaires (hôtel et restaurant) figurent sur le site aventuriales.fr
Les Aventuriales ne gèrent pas l’hébergement des exposants ni des autrices et auteurs inscrits par les Maisons d’édition.
La possibilité de stationner un camping-car ou une tente sur le terrain, les nuits du vendredi et du samedi, est envisageable au cas par cas, nous contacter.
23e. Article : TRANSFERTS
Nous pouvons organiser des transferts, en même temps que ceux de nos Invités, entre la gare de Riom Châtel-Guyon, notre hôtel partenaire et ceux de la même zone, le salon et, éventuellement, l’aéroport d’Aulnat, si nos invités s’y rendent.
Ces trajets seront réalisés par nos membres et bénévoles, avec leurs véhicules personnels. Nombre de places limité et horaires optimisés en fonction des trajets de nos invités.
24e. Article : RESTAURATION
Un bar géré par des bénévoles est à la disposition des exposants dans le hall d’entrée de la salle polyvalente. Des boissons chaudes seront offertes aux exposants sur présentation de coupons délivrés à votre arrivée (3 par personne et par jour). Gobelets consignés.
Des food truks seront présents, vos bracelets vous seront utiles, pour bénéficer d'un coupe file.
25e. Article : PUBLICITÉ
Les exposants autorisent les organisateurs à utiliser nom, raison sociale, photographies, images ou publications à des fins publicitaires se rapportant uniquement au salon Les Aventuriales et sur tous supports, sans que cette utilisation puisse ouvrir droit à rémunération.
Les exposants sont informés que ces données figureront sur le site Internet du salon et sur ses réseaux sociaux.
Les organisateurs ne peuvent être tenus responsables de l’utilisation abusive de ces données par des tiers.
26e. Article : RÈGLEMENT INTÉRIEUR
Les demandeurs ont connaissance du présent règlement et l’acceptent sans réserve ainsi que les compléments éventuels établis par l’association organisatrice en remplissant le formulaire d’inscription. Ils acceptent toutes dispositions nouvelles qui pourraient être imposées par les circonstances et que l’association se réserve le droit de signifier, même verbalement, aux participants.
Les exposants signeront un guide de l'exposant reprenant les grandes lignes de ce réglement, à leur arrivée, qui validera leur acceptation de ce règlement.
27e. Article : FEUILLE DE ROUTE
Ce règlement fait office de feuille de route.
Toutefois, en cas de crise sanitaire et de changements majeurs dans l’organisation, une feuille de route sera expédiée peu avant le salon avec les modalités particulières à mettre en place, respecter et faire respecter. Elle remplacera en partie ou intégralement ce règlement.
Les Aventuriales
fevrier 2025