Réglement intérieur 2023

RÈGLEMENT INTÉRIEUR des AVENTURIALES

Édition 2023 - samedi 23 et le dimanche 24 septembre 2023.


Règlement mis à jour le 27/09/2022

 

Article 1 : ORGANISATION

Le salon Les Aventuriales est organisé par l’association Aventuriales.

Cette neuvième édition se déroulera : Rue des anciens combattants, à MÉNÉTROL (63 200), dans la Salle polyvalente de la commune et sur le terrain attenant, le samedi 23 et le dimanche 24 septembre 2023.

 

Article 2 : BUT DE LA MANIFESTATION

Le salon Les Aventuriales s’attache à promouvoir les arts et littératures de l’Imaginaire : Science-fiction, Fantasy, Fantastique, Merveilleux

 

Dans ce but sont accueillis : auteurs, dessinateurs, illustrateurs, photographes, éditeurs, musiciens ou encore artisans créateurs.

Il comprend :

-          Exposition et vente de livres, peintures et autres objets d’art.

-         Animations diverses (conférences, tables rondes, lectures publiques…)

 

Article 3 : CATÉGORIES D’EXPOSANTS

Le salon Les Aventuriales est ouvert aux professionnels et acteurs de l’imaginaire : auteur édité ou autoédité, peintre, photographe, sculpteur, potier, céramiste, artisan créateur, illustrateur, dessinateur et à toute autre activité liée à l’imaginaire. 

 

Les éditeurs

Obligatoirement être à compte d’éditeur (pas de compte d’auteur, même déguisé ni participatif).
 
Les éditeurs sont invités à choisir le métrage de leur stand en tenant compte du paramètre suivant : un minimum d’un auteur/illustrateur par mètre linéaire de stand est exigé. 
 

Les auteurs indépendants

Les auteurs qui veulent s’inscrire en indépendant  peuvent être autoédités, édités ou mixtes
  • 6 places sont allouées pour les auteurs indépendants ! (d'où la sélection...)
  • Stand d’un mètre linéaire sur une table de deux mètres (soit deux auteurs par table).
Nous sélectionnons les auteurs indépendants sur un extrait anonyme. Même ceux qui sont déjà venus.
 

Les illustrateurs 

Les illustrateurs et dessinateurs qui veulent s’inscrire en indépendant peuvent être free-lance ou travailler avec des éditeurs. 

Les artisans 

Les artisans peuvent s'inscrire toute l'année, pour les stands extérieur uniquement. 
Les revendeurs ne sont pas acceptés. 
 

Alimentation

Pas de stand d'alimentation (food-truck), mais boissons, bonbons et gâteaux acceptés. Le tarif sera calculé en fonction de la taille de votre stand et des produits proposés.

 

Article 4 : PRÉINSCRIPTION

Pour participer aux Aventuriales en qualité d’exposant, il est nécessaire de remplir un bulletin de préinscription en ligne (sur ce blog - voir dates)

 

Les  demandes effectuées par mail ne seront pas prises en compte.

La soumission de ce bulletin implique de facto l’acceptation du présent Règlement intérieur.

 

Article 5 : CONDITIONS D’ADMISSION

Toute demande d’inscription est examinée par le comité organisateur. 

 

La date de clôture des préinscriptions est fixée au :

  • 30 avril 2023* pour les maisons d'édition, 
  • 30 mai  2023* pour les illustrateurices.
  • 30 juin 2023* pour les auteurices indépendants.
 *(L'association se réserve le droit de prolonger si les candidatures ne nous semblent pas satisfaisantes ou de clôturer plus tôt si les listes sont déjà conséquentes.)

Un message électronique vous sera envoyé pour confirmer votre admission à partir de l’adresse aventuriales.exposants [@] gmail.com (vérifiez vos spams et remplissez le formulaire avec le plus grand soin).

Sur avis favorable, l’admission sera définitivement acquise dès la réception du paiement, soit par virement bancaire (de préférence) soit d’un chèque libellé à l’ordre de l’association Aventuriales, pour le montant indiqué sur l’avis d’acceptation.  

 

Article 6 : CONDITIONS PARTICULIÈRES

En remplissant le formulaire d’inscription, les exposants acceptent ce règlement et s’engagent au respect des modalités de vente, du paiement de la participation, et du respect des modalités d’assurance et de responsabilité de chaque participant.  

Un document sera signé par les exposants à leur arrivée sur le salon, au moment de leur installation. 

 

Article 7 : EMPLACEMENTS

La répartition des stands est assurée par les organisateurs.

 

Des barnums sont collés au bâtiment pour augmenter la surface d'exposition. 

 

L’accès se fera par ce(s) barnum(s).

Un sens de circulation sera mis en place afin que les visiteurs passent devant chaque stand. Il pourra être inversé le deuxième jour, sur demande des exposants.

Un espace de repos sera mis en place pour les personnes désireuses de s'isoler durant la journée.

 

7.1 Les stands intérieurs :

 

Les stands seront situés dans les salles ou sous barnum collé à la salle.

  • Un stand est réservé au libraire et soumis à un règlement spécifique. 

 

  • Certains stands font l’objet de partenariats particuliers.  

 

  • Plusieurs tailles de stands sont disponibles (voir Article 8 : Tarifs) avec des tarifs évolutifs en fonction de la taille.

Les stands intérieurs seront composés de tables, de chaises et d’un chevalet avec le nom ou la raison sociale de l’exposant.

Des grilles d’exposition (en fonction de la disponibilité et de la situation sanitaire) ainsi qu’une alimentation électrique vous seront proposées après confirmation de votre inscription, sans majoration du prix. 

 

  • Les Illustrateurs indépendants se verront attribuer une table d’un mètre quatre-vingts ainsi qu’au moins une grille et un espace pour exposer leurs œuvres. Les grilles seront disposées selon les recommandations sanitaires au moment du salon, soit contre les murs, soit derrière les stands.

 
  • Les auteurices indépendants ne ne peuvent plus s'inscrire en éditeur.

 

7.2 À l’extérieur.

Des emplacements sont disponibles autour du barnum principal pour : 

 

  • Les maisons d'édition, les auteurs indépendants et les illustrateurs qui souhaitent exposer avec leur propre barnum (voir tarif : Article 8)
  • Les artisans qui le souhaitent peuvent louer un emplacement extérieur en utilisant le formulaire Maisons d'édition.
 
Le parc est destiné en priorité aux animations de nos partenaires.  
 
 

Article 8 : TARIFS

Les tarifs du Salon Les Aventuriales comprennent l’inscription au programme et la gestion de la manifestation. 

 

Nous sommes une association à but non lucratif, les tarifs sont les plus petits possibles pour assurer le bon fonctionnement du salon. 


Les mairies de Ménétrol et voisines ne rachètent plus de tables en bois (2m). Les tailles indiquées ci-dessous sont susceptibles d'évoluer. 

 

8.1 Stands intérieurs

La taille de la salle nous oblige à préférer les petits stands... qui ont donc de petits tarifs.

2 paliers de prix en fonction de la taille des stands. 

 

Tarif indépendants et illustrateurs 8.1.1 Premier palier 30€ le m

 

  • Emplacement = 30€
pour indépendants
  • 1 emplacement sur table partagée (90cm à 1m), avec 1 chaise
Si table de 1m20 = 40 €

  • Illustrateurs : 60€ 
  • 1 table (1.8m) + 1 chaise + Grille (2)

 


  •  Petit stands : 60 €
pour les maisons d'édition
 
1 table (1,8 à 2m selon disponibilité) et 2 chaises

  •  Stand moyen : 90€
pour les maisons d'édition
 
2 tables (1,8 +1,2)
3 chaises

 
 
 
 

8.1.2  Deuxième palier 40€ le m

  • Grand stand : 160€
pour les maisons d'édition
  • 2 tables de 2m (si possible. Sinon, 1 de 2 et 1 de 1,8).
  • 4 chaises

  •   Stand maxi : 200€
pour les maisons d'édition
  • 3 tables (2m + 1,8m + 1,2m si possible. Sinon, 2x1.8m + 1.2m)
  • 4 chaises

   

 

8.2 Stands Extérieurs

 Les emplacement extérieurs sont vides : ni table, ni chaise, ni barnum. 

 
  • Table 1,8 et 2 chaises : 10euros 
(si vous voulez 2 tables = 20€... )
 
  •  Mini ext : 30€
    • Emplacement vide de 3x3 

 
  • Moyen ext  : 40€
    • Emplacement vide de 4x4

 
  • Grand ext : 5€ le m2
    • Emplacement vide

 

  • Pour les stands de boissons, de bonbons et gâteaux, nous contacter ! pas de food-truck.

  


Article 9 : MODALITÉS DE PAIEMENT

Le paiement est dû dès acceptation de l’inscription et il la valide.

N’envoyez pas de paiement avant confirmation de votre participation.

En cas de désistement après le 28 août 2023, aucun remboursement ne sera effectué. 

 

Article 10 : HEURES D’OUVERTURE

Le salon est ouvert au public le samedi 23 septembre de 10 h à 19 h 00  et le dimanche 24 septembre de 10 h à 18 h 00.

 

Fermeture de la salle une demi-heure avant.

 

Article 11 : INSTALLATION ET DÉMONTAGE DES STANDS

L’installation des stands pourra s’effectuer dès le vendredi après-midi entre 15 h et 18 h et le samedi matin entre 8 h et 9 h 45 (dernier délai). 

 

La décoration des stands est conditionnée aux règles de sécurité (voir article 22).

Le démontage des stands ne pourra avoir lieu qu’à partir de 17 h le dimanche.

  

Article 12 : PARKING

Le parking devant la salle polyvalente est réservé, en priorité, aux visiteurs. Un parking est accessible à pied en cinq minutes

Le parking derrière la salle (fermé par une barrière) est réservé aux membres de l'association, aux invités motorisés ainsi qu'au restaurateur "En attendant Louise". 

 

Si un véhicule est enfermé, après la fermeture du salon, les vendredi, samedi et dimanche soir, l'équipe ne reviendra pas ouvrir le portail ! 

 

Article 13 : RESPONSABILITÉ

Chaque exposant est responsable de son stand, de son installation, et de son démontage, ainsi que du matériel mis à sa disposition. Il gère et assure la surveillance de ses stocks. Il veille à rendre accessible au public le contenu de son stand.

 

Chaque exposant organise à sa guise l’animation de son stand. Néanmoins, il doit informer au préalable les organisateurs de ses projets d’animation afin qu’ils figurent, en cas d’acceptation, dans le programme du salon. Les animations, quelles qu’elles soient, ne doivent en aucun cas porter préjudice aux autres exposants ni troubler le bon ordre de la manifestation.

 

Si les règles sanitaires sont toujours applicables lors de cette édition, les exposants s’engagent à ne pas publier de photographies de personnes non masquées sur les réseaux sociaux et faire respecter les règles à toutes les personnes présentes sur leur stand.  

 

Article 14 : ASSURANCES  

Chaque exposant assure lui-même son stand et son contenu. En aucun cas, les organisateurs ne pourront être tenus pour responsables de la perte, la disparition, le vol ou les dégradations des marchandises appartenant aux exposants. 

 

Article 15 : VENTES 

Chaque exposant organise la vente de ses produits et en encaisse le montant.

Les exposants ne pourront présenter et vendre sur leur emplacement que leur propre production, exception faite aux libraires présents. Ils apparaissent sous désignation exclusive de leur propre nom ou pseudonyme reconnu, marque ou raison sociale.

 

 Article 16 : ANNULATION

Dans le cas d’une annulation par les autorités, le salon s’engage à rembourser les sommes versées pour la location des stands, sauf si l’annulation se produit la veille ou durant le salon.

 

Si l’annulation du salon est provoquée par le non-respect par un exposant des règles prescrites, les Aventuriales ne sauraient en être tenues responsables et se réservent le droit de se retourner contre l’exposant en question pour toute conséquence qui résulterait de cette annulation. 

 

 

Article 17 : HÉBERGEMENT ET RESTAURATION

Toutes les informations concernant nos partenaires (hôtel et restaurant) figurent sur le site aventuriales.fr 

 

Les Aventuriales ne gèrent pas l’hébergement des exposants ni de leurs auteurs.

 

Un buffet/buvette géré par des bénévoles sera à la disposition des auteurs, exposants dans le hall d’entrée de la salle polyvalente.

Une solution de restauration à emporter avec pré-réservation sera mise en place par notre partenaire.

Les boissons chaudes sont gratuites pour les exposants, au "bar des exposants".   

 

Article 18 : TRANSFERTS

Si les conditions sanitaires le permettent, pour les auteurs et éditeurs non motorisés, nous pouvons organiser des transferts entre la gare de Riom Châtel-Guyon, notre hôtel partenaire et ceux de la même zone, le salon et, éventuellement, l’aéroport d’Aulnat, si nos invités s'y rendent

Ces trajets seront réalisés par nos membres et bénévoles, avec leurs véhicules personnels. Les horaires seront optimisés. 

Pour en bénéficier :

  · Pour l’arrivée, s’inscrire auprès des organisateurs par mail.

  · Pour le départ, inscription sur place à la buvette des exposants (dans le hall).

 

  Article 19 : PUBLICITÉ

Les exposants autorisent les organisateurs à utiliser nom, raison sociale, photographies, images ou publications à des fins publicitaires se rapportant uniquement au salon Les Aventuriales et sur tous supports, sans que cette utilisation puisse ouvrir droit à rémunération.

Les exposants sont informés que ces données figureront sur le site Internet du salon et sur sa page Facebook. 

 

Les organisateurs ne peuvent être tenus responsables de l’utilisation abusive de ces données par des tiers.


Article 20 : FICHES AUTEURS ET ILLUSTRATEURS

Chaque auteur et illustrateur présent sera présenté sur le site des Aventuriales, avec un lien vers le site de la Maison d'éditions qui l'accueille le temps du salon, ou les sites personnels pour les auteurs et illustrateurs indépendants. Ces liens sont à fournir par les exposants. 

En cas d'absence, les Aventuriales ne rechercheront pas les informations.

 

Article 21 : COMMUNICATION ENTRE LES AVENTURIALES ET LES EXPOSANTS

 

Durant l’année, si votre candidature est retenue, plusieurs courriels vous seront envoyés, concernant l’organisation du salon 2023. 

Vous vous engagez à les transmettre aux personnes concernées, auteurs, représentant du stand, afin qu’ils en prennent connaissance. 

Nous demandons confirmation de lecture de nos courriers et nous considérons, dès qu’ils ont été envoyés, qu’ils ont été lus et compris.

 

Article 22 : RÈGLEMENT INTÉRIEUR

Les demandeurs ont connaissance du présent règlement et l’acceptent sans réserve ainsi que les compléments éventuels établis par l’association organisatrice en remplissant le formulaire d’inscription. Ils acceptent toutes dispositions nouvelles qui pourraient être imposées par les circonstances et que l’association se réserve le droit de signifier, même verbalement, aux participants. 

 

Les exposants signeront une feuille d'émargement, à leur arrivée, qui validera leur acceptation de ce règlement. 

 

Article 23 : RÈGLES DE SÉCURITÉ

Les exposants sont tenus de laisser libres d’accès les issues de secours ainsi que l’accès au défibrillateur situé dans le hall.

Les animaux, à l'exception des chiens guide d'aveugle et des chiens d'assistance, ne sont pas acceptés à l’intérieur de la salle et doivent être tenus en laisse à l’extérieur.

En cas de crise sanitaire, de nouvelles règles viendront peut-être s’ajouter et seront précisées par message électronique.

Article 24 : FEUILLE DE ROUTE

Ce règlement fait office de feuille de route.

Toutefois, en cas de crise sanitaire et de changements majeurs dans l’organisation, une feuille de route sera expédiée peu avant le salon avec les modalités particulières à mettre en place, respecter et faire respecter. Elle remplacera en partie ou intégralement ce règlement.

  

 

Les Aventuriales

  Novembre 2022

Inscriptions Artisans - 2023

Bonjour, Comme indiqué dans le règlement, les inscriptions sont ouvertes toute l’année pour les artisans.    Les emplacements sont vides. No...