RÈGLEMENT INTÉRIEUR des AVENTURIALES
Édition 2024 - samedi 28 et le dimanche 29 septembre 2024.
Règlement mis à jour le 08/10/2023
Généralités
1er. Article : ORGANISATION
Le salon Les Aventuriales est organisé par l’association Aventuriales.
Cette dixième édition se déroulera :
· Rue des anciens combattants, à MÉNÉTROL (63 200), dans la Salle polyvalente de la commune et sur le terrain attenant
· le samedi 28 et le dimanche 29 septembre 2024
· l’entrée est gratuite pour les visiteurs.
2e. Article : BUT DE LA MANIFESTATION
Le salon Les Aventuriales s’attache à promouvoir les arts et littératures de l’Imaginaire : Science-fiction, Fantasy, Fantastique, Merveilleux…
Article expliquant ce qu’est la SFFF
Il comprend :
· Exposition et vente de livres, peintures et autres objets d’art.
· Animations diverses (conférences, tables rondes, lectures publiques…)
3e. Article : NOS INVITÉS
Les Aventuriales invitent une douzaine d’autrices et auteurs de l’imaginaire, dont :
· l’illustratrice ou illustrateur de l’affiche de l’année
· le lauréat du Prix Aventuriales
· un autrice ou auteur international
· des autrices et auteurs ayant des sorties littéraires récentes dans l’imaginaire
Une entente préalable sera établie pour les frais engagés. Nous respectons la charte des auteurs et illustrateurs jeunesse, et la présence sera donc rétribuée à sa juste valeur.
Ces invités seront contactés par l’association directement.
Les maisons d’édition qui voudraient nous proposer un invité peuvent le faire par courriel. Nous établirons une entente pour la prise en charge et les frais.
4e. Article : NOS PARTENAIRES
Les Aventuriales accueillent des partenaires d’animation durant le week-end des Aventuriales. Leur emplacement et les conditions d’accueil seront étudiés au cas par cas.
Inutile de nous contacter pour un spectacle payant…
Candidatures et sélections
5e. Article : CATÉGORIES D’EXPOSANTS
Le salon Les Aventuriales est ouvert aux professionnels et acteurs de l’imaginaire :
A. Les Maisons d’édition
Obligatoirement à compte d’éditeur (pas de compte d’auteur, même déguisé ni participatif).
Les associations d’édition et les éditeurs de revues littéraires peuvent s’inscrire par ce biais.
Les candidats sont invités à choisir le métrage de leur stand en tenant compte du paramètre suivant : un minimum d’une autrice ou auteur/illustratrice ou illustrateur par mètre linéaire de stand est exigé. La liste provisoire sera à fournir dès l’inscription !
Petit article précisant quelles maisons d’édition peuvent s’inscrire
Candidature : sur un formulaire dédié, avec liste des autrices et auteurs pressentis et liste des sorties littéraires de l’année.
Nb : si vous voulez candidater et que vos livres soient gérés par l'une des librairies, merci de nous contacter après avoir rempli le formulaire d'inscription.
B. Les autrices et auteurs indépendant(e)s
Les autrices et auteurs qui veulent s’inscrire en indépendant(e) peuvent être autoédités, édités ou mixtes. Ils ne peuvent pas s’inscrire en éditeur (même en ayant leur propre maison d’édition = un seul auteur).
Candidature : sur un extrait anonyme. (Même ceux qui sont déjà venus.)
Petit article précisant ce que nous appelons indépendant
C. Les illustratrices et illustrateurs
Les illustrateurs et dessinateurs qui veulent s’inscrire en indépendant peuvent être free-lance ou travailler avec des éditeurs.
Candidature : sur Portfolio. Lien à fournir dans le formulaire de candidature.
D. Les stands d’artisanats
Les artisans peuvent s’inscrire pour les stands extérieurs uniquement. Nous ne fournissons pas de barnum, ni de tables. Chaises louables (5€ les 2) selon disponibilité.
Les revendeurs ne sont pas acceptés (voir article 21 : Ventes).
E. Stands d’Alimentation
Stand d’alimentation : 250 € l’emplacement
· food-truck obligatoire
· pas d’alcool forts
· des "mange-debout" sont disponibles ainsi que des tonnelles pour abriter les visiteurs
Stands de bonbons et gâteaux : voir tarif artisan (le tarif sera calculé en fonction de la taille de votre stand)
6e. Article : PRÉINSCRIPTION
Pour participer aux Aventuriales en qualité d’exposant, il est nécessaire de remplir un bulletin de préinscription en ligne (sur ce blog) et de répondre aux catégories suscitées dans l’article : CATÉGORIES D’EXPOSANTS
Les demandes effectuées par mail ne sont pas prises en compte.
La soumission de ce bulletin implique de facto l’acceptation du présent Règlement intérieur.
7e. Article : CONDITIONS D’ADMISSION
Toutes les candidatures sont examinées par le comité organisateur.
Les pri-inscriptions ouvriront fin février - début mars, sauf pour les artisans (ouvert toute l'année). Les dates précises d'ouvertures seront comminuquées sur les réseaux et ce blog.
La date de clôture des préinscriptions est fixée au :
· 30 avril 2024* pour les maisons d’édition,
· 30 mai 2024* pour les illustratrice et illustrateurs.
· 30 juin 2024* pour les autrices et auteurs indépendants.
*(L’association se réserve le droit de prolonger si les candidatures ne nous semblent pas satisfaisantes ou de clôturer plus tôt si les listes sont déjà conséquentes.)
Un message électronique vous sera envoyé pour confirmer votre admission, si vous remplissez les critères évoqués dans l’article 3, à partir de l’adresse aventuriales. exposants [@] gmail.com
(Vérifiez vos spams et remplissez le formulaire avec le plus grand soin).
Sur avis favorable, l’admission sera définitivement acquise dès la réception du paiement, soit par virement bancaire (de préférence) soit d’un chèque libellé à l’ordre de l’association Aventuriales, pour le montant indiqué sur l’avis d’acceptation.
8e. Article : CONDITIONS PARTICULIÈRES
En remplissant le formulaire d’inscription, les exposants acceptent ce règlement et s’engagent au respect des modalités de vente, du paiement de la participation, et du respect des modalités d’assurance et de responsabilité de chaque participant.
Un document sera signé par les exposants à leur arrivée sur le salon, au moment de leur installation.
9e. Article : EMPLACEMENTS
Nous limitons le nombre total de stands, hors alimentation et librairies, à 52 stands, toutes catégories confondues. La répartition se présente sous cette forme* :
· 6 indépendants (auteurs ou autrices)· 6 stands d’illustration + l’artiste créant l’affiche 2024
· 6 stands d’artisanat
· 31 stands d’édition
· 3 stands pivots/coups de cœur
* L’association se réserve le droit de moduler ces chiffres en fonction des inscriptions reçues sans dépasser 52 stands.
La répartition des stands est assurée par les organisateurs dans les salles : hall, barnum, grande salle, sans distinction !
10e. Article : TARIFS
Les tarifs du Salon Les Aventuriales comprennent l’inscription au programme et la gestion de la manifestation.
Nous sommes une association à but non lucratif, les tarifs sont les plus petits possibles pour assurer le bon fonctionnement du salon.
Les tarifs 2024 seront annoncés début 2024 (de 35 € à 300 €) : Les Tarifs 2024
Les stands seront :
· Équipés : emplacement + table + chaise +/– grille (uniquement stand d’illustration)
· Vides* : emplacement
* possibilité de louer
des emplacements vides aussi en intérieur - décote 10% / stand équipé
11e. Article : MODALITÉS DE PAIEMENT
Le paiement est dû dès l’acceptation de l’inscription et il la valide.
N’envoyez pas de paiement avant confirmation de votre participation.
En cas de désistement après le 28 août 2024, aucun remboursement ne sera effectué.
12e. Article : ANNULATION
Dans le cas d’une annulation par les autorités, le salon s’engage à rembourser les sommes versées pour la location des stands, sauf si l’annulation se produit la veille ou durant le salon.
Si l’annulation du salon est provoquée par le non-respect par un exposant des règles prescrites, les Aventuriales ne sauraient en être tenues responsables et se réservent le droit de se retourner contre l’exposant en question pour toute conséquence qui résulterait de cette annulation.
13e. Article 22 : COMMUNICATION ENTRE LES AVENTURIALES ET LES EXPOSANTS
Durant l’année, si votre candidature est retenue, plusieurs courriels vous seront envoyés, concernant l’organisation du salon 2024.
Vous vous engagez à les transmettre aux personnes concernées, auteurs et autrices, représentant du stand, afin qu’ils en prennent connaissance.
Chaque anée, nous recevons des messages redemandant des informations déjà transmises...
Nous demandons confirmation de lecture de nos courriers et nous considérons, dès qu’ils ont été envoyés, qu’ils ont été lus et compris.
14e. Article : LISTES DES EXPOSANTS ET AUTRICES ET AUTEURS PRÉSENTS
Chaque auteur, autrice, illustratrice, illustrateur ou artisan présent sera présenté sur le site des Aventuriales, en fonction des listes fournies par les maisons d’édition ou les exposants eux-mêmes. Nous ne pourrons être tenus responsables d’erreurs dans l’orthographe, ou d’inversion (nom-prénom).
Déroulé du salon, organisation générale
15e. Article : HEURES D’OUVERTURE
Le salon sera ouvert au public le samedi 28 septembre 2024 de 10 h à 19 h et le dimanche 29 septembre 2024 de 10 h à 18 h.
Fermeture de la salle une demi-heure avant.
16e. Article : INSTALLATION ET DÉMONTAGE DES STANDS
L’installation des stands pourra s’effectuer :
· le vendredi après-midi entre 15 h (si la salle est prête) et 17 h 30
· le samedi matin entre 8 h 15 et 9 h 45 (dernier délai).
L’association se réserve le droit de modifier ces horaires en fonction des impératifs organisationnels. Les exposants en seront informés lors du courrier préparatoire.
La décoration des stands est conditionnée aux règles de sécurité (voir article réglement intérieur).
Le démontage des stands ne pourra avoir lieu qu’à partir de 17 h le dimanche.
17e. Article : PARKING
Le parking devant la salle polyvalente est réservé, en priorité, aux visiteurs. Un parking est accessible à pied en cinq minutes.
Le parking derrière la salle (fermé par une barrière) est réservé aux membres de l’association, aux invités motorisés ainsi qu’aux stands de restauration.
Si un véhicule est enfermé, après la fermeture du salon, les vendredi, samedi et dimanche soir, l’équipe ne reviendra pas ouvrir le portail !
18e. Article : RÈGLES DE SÉCURITÉ
Les exposants sont tenus de laisser libres d’accès les issues de secours ainsi que l’accès au défibrillateur situé dans le hall.
Les animaux, à l’exception des chiens guides d’aveugle et des chiens d’assistance, ne sont pas acceptés à l’intérieur de la salle et doivent être tenus en laisse à l’extérieur.
En cas de crise sanitaire, de nouvelles règles viendront peut-être s’ajouter et seront précisées par message électronique.
·
Un espace
de repos, mis en place depuis 2022, est diposible pour les personnes désireuses de s'isoler durant la
journée.
19e. Article : RESPONSABILITÉ
Chaque exposant est responsable de son stand, de son installation, et de son démontage, ainsi que du matériel mis à sa disposition. Il gère et assure la surveillance de ses stocks. Il veille à rendre accessible au public le contenu de son stand.
Chaque exposant organise à sa guise l’animation de son stand. Néanmoins, il doit informer au préalable les organisateurs de ses projets d’animation afin qu’ils figurent, en cas d’acceptation, dans le programme du salon. Les animations, quelles qu’elles soient, ne doivent en aucun cas porter préjudice aux autres exposants ni troubler le bon ordre de la manifestation.
Si les règles sanitaires sont toujours applicables lors de cette édition, les exposants s’engagent à ne pas publier de photographies de personnes non masquées sur les réseaux sociaux et faire respecter les règles à toutes les personnes présentes sur leur stand.
20e. Article : ASSURANCES
Chaque exposant assure lui-même son stand et son contenu. En aucun cas, les organisateurs ne pourront être tenus pour responsables de la perte, la disparition, le vol ou les dégradations des marchandises appartenant aux exposants.
21e. Article : VENTES
Chaque exposant organise la vente de ses produits et en encaisse le montant.
Les exposants ne pourront présenter et vendre sur leur emplacement que leur propre production, exception faite aux libraires présents. Pour cette raison, nous n'acceptons pas de revendeurs dans la catégorie Artisan.
Pour les maisons d'édition qui voudraient passer directement par les librairies, merci de nous contacter.
Les exposants apparaissent sous désignation exclusive de leur propre nom ou pseudonyme reconnu, marque ou raison sociale.
22e. Article : HÉBERGEMENT
Toutes les informations concernant nos partenaires (hôtel et restaurant) figurent sur le site aventuriales.fr
Les Aventuriales ne gèrent pas l’hébergement des exposants ni des autrices et auteurs inscrits par les Maisons d’édition.
Pour ceux qui le désirent, il est possible de stationner un camping-car ou une tente sur le terrain, les nuits du vendredi et du samedi.
23e. Article : TRANSFERTS
Nous pouvons organiser des transferts, en même temps que ceux de nos Invités, entre la gare de Riom Châtel-Guyon, notre hôtel partenaire et ceux de la même zone, le salon et, éventuellement, l’aéroport d’Aulnat, si nos invités s’y rendent.
Ces trajets seront réalisés par nos membres et bénévoles, avec leurs véhicules personnels. Nombre de places limité et horaires optimisés en fonction des trajets de nos invités.
24e. Article : RESTAURATION
Un bar géré par des bénévoles est à la disposition des exposants dans le hall d’entrée de la salle polyvalente. Des boissons chaudes y seront offertes aux exposants (sur présentation de leur bracelet). Gobelets consignés.
Une solution de restauration est mise en place, par des
exposants. Les candidatures sont possibles. (complet pour 2024)
25e. Article : PUBLICITÉ
Les exposants autorisent les organisateurs à utiliser nom, raison sociale, photographies, images ou publications à des fins publicitaires se rapportant uniquement au salon Les Aventuriales et sur tous supports, sans que cette utilisation puisse ouvrir droit à rémunération.
Les exposants sont informés que ces données figureront sur le site Internet du salon et sur ses réseaux sociaux.
Les organisateurs ne peuvent être tenus responsables de l’utilisation abusive de ces données par des tiers.
26e. Article : RÈGLEMENT INTÉRIEUR
Les demandeurs ont connaissance du présent règlement et l’acceptent sans réserve ainsi que les compléments éventuels établis par l’association organisatrice en remplissant le formulaire d’inscription. Ils acceptent toutes dispositions nouvelles qui pourraient être imposées par les circonstances et que l’association se réserve le droit de signifier, même verbalement, aux participants.
Les exposants signeront une feuille d’émargement, à leur arrivée, qui validera leur acceptation de ce règlement.
27e. Article : FEUILLE DE ROUTE
Ce règlement fait office de feuille de route.
Toutefois, en cas de crise sanitaire et de changements majeurs dans l’organisation, une feuille de route sera expédiée peu avant le salon avec les modalités particulières à mettre en place, respecter et faire respecter. Elle remplacera en partie ou intégralement ce règlement.
Les Aventuriales
décembre 2023