RÈGLEMENT INTÉRIEUR des AVENTURIALES
Édition 2026 - samedi 26 et le dimanche 27 septembre 2026.
Règlement mis à jour le 18/01/2026
Généralités
1er. Article : ORGANISATION
Les Aventuriales est un festival organisé par l’association Aventuriales.
Cette douzième édition se déroulera :
· Rue des anciens combattants, à MÉNÉTROL (63 200), dans la Salle polyvalente de la commune et sur le terrain attenant
· le samedi 26 et le dimanche 27 septembre 2026
· l’entrée est gratuite
2e. Article : BUT DE LA MANIFESTATION
Le festival Les Aventuriales s’attache à promouvoir et valoriser les arts et littératures de l’Imaginaire : Science-fiction, Fantasy, Fantastique, Merveilleux (créés sans recours à IA), et leurs acteurices dans toute leur diversité. voir l'article expliquant ce qu’est la SFFF
Il comprend :
· Exposition et vente de livres, illustrations, peintures et autres objets d’art.
· Animations diverses (conférences, tables rondes, lectures publiques, animation ludiques…)
3e. Article : NOS INVITÉ.E.S
Les Aventuriales invitent une douzaine d’acteurices de l’imaginaire, dont :
· l’artiste graphique ayant réalisé l’affiche de l’année
· le lauréat ou la lauréate du Prix Aventuriales
· un ou une auteurice issu de l'internationnal
· des auteurices ayant des sorties littéraires récentes dans l’imaginaire
Leur présence en dédicace est rétribuée au tarif préconisé par la Charte des auteurs et illustrateurs jeunesse.
Ces invité.e.s sont directement contactés par l’association .
Les maisons d’édition qui voudraient nous proposer des noms peuvent le faire par courriel. Nous établirons alors une entente pour la prise en charge et les frais.
4e. Article : NOS PARTENAIRES
Les Aventuriales accueillent des partenaires d’animation durant le week-end des Aventuriales. Leur emplacement et les conditions d’accueil sont étudiés au cas par cas.
Candidatures et sélections
5e. Article : CATÉGORIES D’EXPOSANT.E.S
Le festival Les Aventuriales est ouvert aux acteurices de l’imaginaire dans toute leur diversité :
A. Les Maisons d’édition
Uniquement à compte d’éditeurice (pas de compte d’auteurice, même déguisé ni participatif). Petit article précisant quelles maisons d’édition peuvent s’inscrire
Candidature : sur formulaire dédié uniquement.
Attention, vous serez invité à choisir le métrage de votre stand en tenant compte du nombre d'auteurices requis dans le tableau de tarification.
B. Les indé.e.s
Les auteurices qui veulent s’inscrire en indépendant.e peuvent être autoédité.e.s ou hybrides. Petit article précisant ce que nous appelons indé.e.s
Candidature : via le formulaire dédié uniquement.
Attention, un extrait anonymisé vous sera réclamé.
C. Illustrations et arts graphiques
Les illustrateurices et dessinateurices voulant s’inscrire en indés peuvent être free-lance ou travailler avec des maison d'éditions.
Candidature : via le formulaire dédié uniquement.
Attention un lien vers un Portfolio vous sera réclamé.
D. Les stands d’artisanat
Les artisans et artisannes ne peuvent postuler que pour des emplacments extérieurs nus. (Nous ne fournissons ni barnum, ni tables).
La revente n'est pas acceptée (voir article 21 : Ventes).
Candidature : sur formulaire dédié uniquement.
E. La restauration
· l'acceptation de coupes file exposant.e.s est obligatoire
· pas d’alcool forts
Stands de bonbons et gâteaux artisanaux : candidature via le formulaire dédié à l'artisanat, mais attention, là aussi la revente n'est pas acceptée.
6e. Article : PRÉINSCRIPTION
Pour participer aux Aventuriales en qualité d’exposant.e, il est nécessaire de remplir le formulaire de préinscription en ligne dédié et de répondre aux catégories suscitées dans l’article : CATÉGORIES D’EXPOSANT.E.S
Les demandes effectuées par mail ne sont pas prises en compte.
La soumission d'un formulaire implique de facto l’acceptation du présent réglement et de la Charte
7e. Article : CONDITIONS D’ADMISSION
Toutes les candidatures sont examinées par le comité organisateur.
La date de clôture des préinscriptions est fixée au 30 avril 2026 pour tout le monde.
Debut mai, une réponse vous sera envoyée à partir de l’adresse aventuriales. exposants [@] gmail.com
(Vérifiez vos spams et remplissez le formulaire avec le plus grand soin).
En cas d'acceptation, ATTENTION, le paiement seul ne suffira plus à valider votre participation, celle-ci ne sera définitive qu'après réception de TOUS les éléments qui vous seront réclamés dans le mail d'acceptation et dans les formats et délais impartis. En cas de défaut, votre participation sera annulée et réatribuée à un ou une candidat.e sur liste d'attente.
8e. Article : CONDITIONS PARTICULIÈRES
En remplissant le formulaire d’inscription, les exposant.e.s acceptent ce règlement et s’engagent au respect des modalités de vente, du paiement de la participation, et du respect des modalités d’assurance et de responsabilité de chaque participant.e.
Un document récapitulatif simplifié sera signé par les exposant.e.s à leur arrivée sur le salon, au moment de leur installation.
9e. Article : EMPLACEMENTS
Les emplacements, intérieurs comme extérieurs sont attribués et répartis par l'organisation.
10e. Article : TARIFS
Les tarifs du festival Les Aventuriales comprennent l’inscription au programme et la gestion de la manifestation.
Nous sommes une association à but non lucratif, les tarifs sont les plus bas possibles, mais doivent permettre d'assurer le bon fonctionnement de la manifestation.
Tarifs 2026
11e. Article : MODALITÉS DE PAIEMENT
Le paiement est dû dès l’acceptation de l’inscription.
N’envoyez pas de paiement avant confirmation de votre participation.
En cas de désistement après le 15 août 2026, aucun remboursement ne sera effectué.
12e. Article : ANNULATION
Dans le cas d’une annulation par les autorités, le festival s’engage à rembourser les sommes versées pour la location des stands, sauf si l’annulation se produit la veille ou durant le salon.
Si l’annulation du salon est provoquée par le non-respect par un ou une exposant.e des règles prescrites, les Aventuriales ne sauraient en être tenues responsables et se réservent le droit de se retourner contre cette personne pour toute conséquence qui résulterait de cette annulation.
13e. Article : COMMUNICATION ENTRE LES AVENTURIALES ET LES EXPOSANT.E.S
Durant l’année, si votre candidature est retenue, plusieurs courriels vous seront envoyés, concernant l’organisation du festival 2026.
Vous vous engagez à
les transmettre aux personnes concernées, auteurices, représentant.e du stand, afin
qu’iels en prennent connaissance. Chaque année, nous recevons des messages réclamant des informations déjà transmises...
Nous demandons confirmation de lecture de nos courriels et nous considérons, dès qu’ils ont été envoyés, qu’ils ont été lus et compris.
14e. Article : LISTES DES EXPOSANT.E.S ET AUTEURICES
Chaque auteur, autrice, illustratrice, illustrateur, artisan ou artisane sera présenté sur le site des Aventuriales, en fonction des listes fournies par les maisons d’édition ou des exposant.e.s mêmes. Nous ne pourrons être tenus responsables d’erreurs dans l’orthographe, ou d’inversion (nom-prénom).
Déroulement du salon, organisation générale
15e. Article : HEURES D’OUVERTURE
Le salon sera ouvert au public le samedi 26 septembre 2026 de 10 h à 18 h et le dimanche 27 septembre 2026 de 10 h à 17 h.
Les entrées ne seront alors plus acceptées et la salle sera verouillée au plus tard à 19h.
16e. Article : INSTALLATION ET DÉMONTAGE DES STANDS
INSTTALLATION
Le vendredi 25 septembre de 14h à 18h, heure de fermeture de la salle.
Dans certain cas, le montage est possible le samedi matin de 7 h à 9h30. (Une demande écrite doit être faite et accordée au minimum 5 jours à l'avance.)
Les stands devront être ouverts au public les 26 et 27 septembre, de 10h à 18h le samedi et de 10h à 17h le dimanche.
L’association se réserve le droit de modifier ces horaires en fonction des impératifs organisationnels. Les exposant.e.s en seront alors informés par mails.
La décoration des stands est conditionnée aux règles de sécurité (voir article 18 du présent réglement).
DEMONTAGE DES STANDS
Le démontage des stands ne pourra avoir lieu qu’à partir de 17 h le dimanche.
17e. Article : PARKING
Le parking devant la salle polyvalente est réservé, en priorité, au public. Le parking du centre commercial est accessible à pied en cinq minutes et nous avons un accord avec son propriétaire pour l'utiliser.
Le parking derrière la salle (fermé par une barrière) est réservé aux membres de l’association, aux invités motorisés ainsi qu’aux stands de restauration et il est fermé la nuit.
18e. Article : RÈGLES DE SÉCURITÉ
Les exposant.e.s sont tenus de laisser libres d’accès les issues de secours ainsi que l’accès au défibrillateur situé dans le hall.
Les animaux, à l’exception des chiens guides d’aveugle et des chiens d’assistance, ne sont pas acceptés à l’intérieur de la salle et doivent être tenus en laisse à l’extérieur.
En cas de crise sanitaire, de nouvelles règles peuvent s’ajouter et seront précisées par message électronique.
· Un espace de repos, mis en place depuis 2022, est disponible pour les personnes désireuses de s'isoler durant la journée. Aucun justificatif n'est nécessaire. Il est situé à proximité de l'entrée "parking" afin d'être plus au calme sans être isolé (présence permanente de bénévoles à portée de voix).
19e. Article : RESPONSABILITÉ
Chaque exposant.e est responsable de son stand, de son installation, et de son démontage, ainsi que du matériel mis à sa disposition. Iel gère et assure la surveillance de ses stocks. Iel veille à rendre accessible au public le contenu de son stand.
Par ailleurs, nous vous demandons de ramener chez vous tous les déchets de votre stand pour afin de pouvoir les trier, ou les déposer dans les poubelles adéquates durant le salon (les bacs de tri sont indiqués sur le plan).
Chaque exposant.e organise à sa guise l’animation de son stand. Néanmoins, iel doit informer au préalable l'organisation du festival de ses projets d’animation afin qu’ils figurent, en cas d’acceptation, dans le programme du weekend. Les animations, quelles qu’elles soient, ne doivent en aucun cas porter préjudice aux autres exposant.e.s ni troubler le bon ordre de la manifestation.
Si les règles sanitaires sont à nouveau applicables lors de cette édition, les exposant.e;s s’engagent à faire respecter les règles à toutes les personnes présentes sur leur stand.
20e. Article : ASSURANCES
Chaque exposant;e assure son stand et son contenu. En aucun cas, l'organisation du festival ne pourra être tenu pour responsables de la perte, la disparition, le vol ou les dégradations des marchandises appartenant aux exposant.e.s.
Le gardiennage du site est assuré durant la nuit du samedi au dimanche.
21e. Article : VENTES
Chaque exposant.e organise la vente de ses produits et en encaisse le montant.
Les exposant.e.s ne pourront présenter et vendre sur leur emplacement que leur propre production, sauf les libraires du salon, bien sûr.
22e. Article : HÉBERGEMENT
Les Aventuriales ne gèrent pas l’hébergement des exposant.e.s ni des auteurices inscrit.e.s par les Maisons d’édition.
La possibilité de stationner un camping-car ou une tente sur le terrain, les nuits du vendredi et du samedi, est envisageable au cas par cas, nous contacter.
23e. Article : TRANSFERTS
Nous pouvons organiser des transferts vers ou depuis la gare de Riom Châtel-Guyon, nous contacter en amont pour en vérifier la possibilité et nous organiser.
Ces trajets seront réalisés par nos membres et bénévoles, avec leurs véhicules personnels. Nombre de places limité et horaires optimisés en fonction des trajets de nos invité.e.s.
24e. Article : RESTAURATION
Un bar géré par des bénévoles est à la disposition des exposant.e.s dans le hall d’entrée de la salle polyvalente. Des boissons chaudes vous seront offertes sur présentation de coupons délivrés à votre arrivée (3 par personne et par jour). Gobelets consignés.
Des food truks seront présents, vos bracelets vous seront utiles, pour bénéficer d'un coupe file.
25e. Article : PUBLICITÉ
Les exposant.e.s autorisent l'organisation du festival à utiliser nom, raison sociale, photographies, images ou publications à des fins publicitaires se rapportant uniquement au festival Les Aventuriales et sur tous supports, sans que cette utilisation puisse ouvrir droit à rémunération.
Les exposant.e.s sont informés que ces données figureront sur le site Internet du salon et sur ses réseaux sociaux.
L'organisation du festival ne peuvent être tenue responsables de l’utilisation abusive de ces données par des tiers.
26e. Article : RÈGLEMENT INTÉRIEUR
L’envoi du formulaire d’inscription vaut acceptation du présent règlement. Les exposant.e.s reconnaissent l’accepter sans réserve ainsi que les compléments éventuels établis par l’association organisatrice.
Les exposant.e.s signeront un guide reprenant les grandes lignes de ce réglement, à leur arrivée, qui validera leur acceptation de ce règlement.
27e. Article : FEUILLE DE ROUTE
Ce règlement fait office de feuille de route.
Toutefois, en cas de crise sanitaire ou de changements majeurs dans l’organisation, une feuille de route aditionnelle sera expédiée peu avant le salon avec les modalités particulières à mettre en place, respecter et faire respecter. Elle remplacera en partie ou intégralement ce règlement.
Les Aventuriales
fevrier 2026